Comprendre les outils de collaboration Office

Comprendre les outils de collaboration Office

Office 365 regorge de tant d'applications qu'il est parfois difficile de garder une trace de toutes ces applications. Bien sûr, vous disposez des outils les plus populaires comme Word et Skype for Business, mais il existe trois outils dans la gamme qui semblent pouvoir être utilisés de la même manière: les groupes Outlook, Yammer et Microsoft Teams. Lisez la suite pour savoir ce qui différencie ces outils de collaboration et quand chacun d'eux doit être utilisé.

Groupes Outlook
Avec les groupes Outlook, chaque membre reçoit une boîte de réception, un calendrier, un planificateur de projet, un bloc-notes et une bibliothèque de documents partagés. Vous avez également la possibilité de vous connecter à des applications tierces, telles que Twitter, Trello et Mailchimp, afin que les notifications soient envoyées directement à votre boîte de réception partagée.

Cela signifie que tous les messages et informations pertinents sont contenus dans un seul endroit. Par conséquent, si la majorité de vos conversations se font par courrier électronique, Outlook Groups est le choix idéal. Qui plus est, les départements RH et Ventes qui communiquent avec des parties externes trouveront également de nombreuses utilisations pour ses fonctionnalités de messagerie.

Un inconvénient avec les groupes Outlook, cependant, est la surcharge de courrier électronique. Étant donné que tous les messages et notifications sont envoyés à une boîte de réception, les utilisateurs peuvent être submergés par le nombre d'e-mails qu'ils doivent trier tous les jours.

Microsoft Teams
Ensuite, il y a Microsoft Teams, une plate-forme de collaboration basée sur le chat, similaire à Slack. Il fonctionne avec Skype for Business pour que vous puissiez envoyer des SMS, des appels, des conversations vidéo et partager des fichiers avec des collègues. Et grâce à ses intégrations transparentes avec d'autres programmes Office 365, vous pouvez même travailler sur des fichiers partagés sans avoir à quitter l'application.

Contrairement aux groupes, Microsoft Teams est conçu pour une collaboration à grande vitesse, ce qui en fait le meilleur des trois pour la réalisation de projets avec des délais serrés ou d'autres tâches pour lesquelles les employés ont besoin d'une rétroaction immédiate.

Yammer
Tout comme les Groupes et Teams, Yammer fonctionne bien avec d'autres outils Office 365 comme Outlook et OneDrive. Mais la grande différence est Yammer est une application de médias sociaux conçue pour favoriser la communication ouverte et faire tomber les barrières entre les équipes.

Avec Yammer, les fichiers importants et les annonces peuvent être partagés avec l'ensemble de l'entreprise comme un tableau d'affichage de bureau. De plus, les utilisateurs peuvent voir l'article le plus populaire sur leurs flux, le suivre, et même fournir leur contribution en laissant un commentaire.

Yammer prend également des éléments de conception et des fonctionnalités des applications de médias sociaux populaires comme Facebook, ce qui en fait un choix populaire pour les entreprises avec un nombre important de millennials dans leur main-d'œuvre.

Bien que nous ayons discuté des différences fondamentales entre les groupes, les équipes et Yammer, nous avons à peine effleuré la surface de ce que chaque application peut faire. Pour comprendre les applications dont vous avez besoin, vous devez comprendre comment vos employés travaillent, comment ils préfèrent collaborer et ce que vous voulez réaliser.

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Publié avec la permission de TechAdvisory.org. Source.